POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DOKUMENT INFORMACYJNY

DEFINICJE

Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych P. H. U. Masters Polska S. C.

Administrator: ZK MANAGEMENT SP ZO.O. Masters Polska Lektykarska 32 01-687 Warszawa NIP 1182242062 REGON 522057036

Dane osobowe: informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą). Osoba fizyczna możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w związku z prowadzona przez niego działalnością np. osoba kupująca produkty przez stronę internetową Administratora, osoba, z którą Administratora wiąże kontrakt umowny lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila, pobierająca E-book lub biorąca udział w webinarze prowadzonym przez Administratora, zapisująca się na Newsletter przez stronę www.masterspolska.pl lub kierująca zapytanie w formie telefonicznej.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO.
Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej ich przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług.

Administrator dba o to, aby dane osobowe były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. W celu przyspieszenia i usprawnienia obsługi swoich klientów Administrator pozyskuje od nich dane osobowe, które nie są niezbędne np. do wykonania zawartej z nimi umowy – jak numer telefonu, czy e-mail, wyłącznie za ich zgodą, a przed zebraniem takich danych informuje klientów
o dobrowolności ich podania.

Przetwarzając dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np.
„wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane osobowe dotyczą, w sposób zgodny z przepisami prawa.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy poprzez adres e-mail biuro@masterspolska.pl lub pisemnie na adres ZK MANAGEMENT SP ZO.O. Masters Polska Lektykarska 32 01-687 Warszawa

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail biuro@masterspolska.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące z nim dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

Administrator kontaktuje się z osobami fizycznymi, które są jego klientami, za pomocą e-maila wyłącznie w celu realizacji zawartych z nimi umów, a w przypadkach kiedy chce ich poinformować o nowych produktach, czy usługach po uzyskaniu od nich wcześniejszej zgody na taki kontakt drogą elektroniczną w celach marketingowych.

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja. W takim wypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie dane osobowe relewantne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

Administrator kontaktuje się z osobami fizycznymi, które są jego klientami, wykorzystując ich numer telefonu wyłącznie w celu realizacji zawartych z nimi umów, a w przypadkach kiedy chce ich poinformować o nowych produktach, czy usługach po uzyskaniu od nich wcześniejszej zgody na taki kontakt telefoniczny w celach marketingowych.

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. W takim wypadku brak podania danych będzie skutkować brakiem możliwości obsługi tej sprawy.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dane osobowe są przetwarzane:

1 w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem e-maila biuro@masterspolska.pl lub innych podanych na www.masterspolska.pl, w tym w związku z obsługą umowy, zamówień(art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2 w celu monitorowania jakości obsługi – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes ZK MANAGEMENT SP ZO.O.(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), prawnie uzasadnionym interesem ZK MANAGEMENT SP ZO.O.. jest dbałość o jakość świadczonych usług na rzecz klientów i interesantów i pracy konsultantów sprzedaży,
3 w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes ZK MANAGEMENT SP ZO.O. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), prawnie uzasadnionym interesem ZK MANAGEMENT SP ZO.O. jest prowadzenie analiz statystycznych dotyczących komunikacji telefonicznej.

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator przetwarza dane osobowe podane przez kandydatów do pracy (np. w CV lub liście motywacyjnym) jedynie w zakresie określonym
w przepisach prawa pracy. W związku z powyższym, osoby kandydujące nie powinny przekazywać informacji w szerszym zakresie niż to wynika z wymagań Administratora zawartych w ogłoszeniu o pracę i przewidzianych przepisami prawa. Jeśli kandydat poda także inne dane, niewymagane przez Administratora, uznaje się, że wyraził zgodę na ich przetwarzanie, przy czym taką zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

1 w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku
z przepisami Kodeksu pracy)
2 w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)
3 w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.
Dane osobowe podawane są w takich wypadkach dobrowolnie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za świadczenie usług IT, obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym, dochodzenia należności.
Dane osobowe są też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z grupy kapitałowej, do której należy Administrator – w przypadku świadczenia przez te spółki na rzecz Administratora usług wymagających przetwarzania danych.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej zakończenia. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do jej wycofania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane osobowe są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
1 Prawo do informacji o przetwarzaniu danych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu jej danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
2 Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
3 Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
4 Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
5 Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
6 Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane osobowe dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego innego podmiotu;
7 Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
8 Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9 Prawo do wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
10 Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw
Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
1 w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres ZK MANAGEMENT SP ZO.O. ul. Lektykarska 32 01-687 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub
2 osobiście w Biurze / u Sprzedawcy lub
3 drogą e-mailową na adres: biuro@masterspolska.pl

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mail lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:
1 zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości obowiązującej na dzień złożenia wniosku (informacje o wysokości aktualnych opłat można uzyskać przesyłając zapytanie na e-mail: biuro@masterspolska.pl – opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania;
2 zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości obowiązującej na dzień złożenia wniosku (informacje o wysokości aktualnych opłat można uzyskać przesyłając zapytanie na e-mail: biuro@masterspolska.pl
– opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem
żądanych działań.
W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od 25.05.2018 r.

AUTOR/ ODPOWIEDZIALNY ZA AKTUALIZACJĘ

ZK MANAGEMENT SP ZO.O. ul. Lektykarska 32 01-687 Warszawa/Inspektor Ochrony Danych

STATUS

Dokument ogólnodostępny

WERSJA DOKUMENTU

2.0

DATA DOKUMENTU

30.09.23r.

LICZBA STRON

11

CEL DOKUMENTU

Niniejszy dokument zawiera wzór Polityki przetwarzania danych osobowych – dokument informacyjny ZK MANAGEMENT SP ZO.O. ul. Lektykarska 32 01-687 Warszawa – do zamieszczenia w serwisach internetowych ZK MANAGEMENT SP ZO.O. ul. Lektykarska 32 01-687

Warszawa. oraz w lokalizacjach Obrót Detaliczny sp. z o.o. oraz w lokalizacjach ZK MANAGEMENT SP ZO.O. ul. Lektykarska 32 01-687 Warszawa.